Les 7 documents RH obligatoires en entreprise : êtes-vous vraiment en conformité ?

Le Registre Unique du Personnel

Dès l'embauche du premier salarié, vous devez tenir un Registre Unique du Personnel.

Il recense notamment :

• L'identité des salariés ;
• Leur date d'entrée ;
• Leur type de contrat ;
• Leur emploi occupé.

Ce registre doit être tenu à jour et conservé pendant plusieurs années.

Le Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP)

Le DUERP est obligatoire dès le premier salarié. Il permet d'identifier les risques auxquels sont exposés vos collaborateurs et de prévoir des actions de prévention adaptées.

Contrairement aux idées reçues, il ne concerne pas uniquement les entreprises industrielles ou du BTP.

Les contrats de travail et leurs avenants

Même lorsqu'un contrat écrit n'est pas toujours obligatoire pour les CDI, il est fortement recommandé.

Un contrat bien rédigé permet de sécuriser la relation de travail et de préciser :

• Les fonctions ;
• La rémunération ;
• La durée du travail ;
• La période d'essai ;
• Les clauses particulières.

Chaque évolution importante (temps de travail, rémunération, poste…) nécessite également un avenant.

Les dossiers du personnel

Chaque salarié doit disposer d'un dossier regroupant les principaux documents liés à sa relation de travail :

• Contrat ;
• Avenants ;
• Justificatifs administratifs ;
• Visites médicales ;
• Formations ;
• Entretiens professionnels ;
• Courriers éventuels.

Une organisation rigoureuse facilite le suivi quotidien et limite les risques d'erreur.

Les affichages et informations obligatoires

Certaines informations doivent être accessibles aux salariés. Selon la taille et l'activité de l'entreprise, cela peut concerner notamment :

• Les coordonnées de l'inspection du travail ;
• La médecine du travail ;
• Les consignes de sécurité ;
• Les numéros d'urgence ;
• Les règles relatives au harcèlement et à la discrimination.

Les documents liés aux visites médicales

En tant qu’employeur vous devez assurer le suivi médical de vos salariés en fonction de leur poste et des risques auxquels ils sont exposés. Le respect de ces obligations participe à la protection de la santé des collaborateurs et constitue une obligation légale.

Les entretiens de parcours professionnels

Tous les quatre ans, chaque salarié doit bénéficier d'un entretien de parcours professionnel consacré à son évolution et à ses perspectives de développement. Tous les huit ans, un bilan récapitulatif est également obligatoire afin de vérifier que les obligations légales ont bien été respectées.

Une bonne organisation RH n'est pas seulement une obligation : c'est aussi un véritable levier de performance.

Besoin d'un accompagnement ?

Chez SOLIS HR, j'accompagne les TPE et PME dans la gestion quotidienne de leurs Ressources Humaines : mise en conformité, administration du personnel, contrats, suivi des obligations légales, organisation RH et accompagnement des dirigeants.

L'objectif est simple : vous permettre de vous concentrer sur votre activité, tout en ayant l'assurance que vos obligations RH sont maîtrisées.